RFID讀寫(xiě)器檔案系統(tǒng)工作流程 |
| 發(fā)布時(shí)間: 2020-09-23 10:56:29 | 瀏覽次數(shù)： |
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在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，面對(duì)檔案應(yīng)用空間和種類(lèi)急劇擴(kuò)大的現(xiàn)實(shí)情況，這種做法對(duì)于有效保存和發(fā)揮紙質(zhì)檔案的原始憑證作用有著極其重要的作用。 今日上海營(yíng)信小編為大家介紹RFID讀寫(xiě)器檔案系統(tǒng)工作流程，基于RFID檔案館管理系統(tǒng)采用射頻識(shí)別RFID技術(shù)，檔案管理人員可在任何庫(kù)房進(jìn)行檔案操作，檔案將采用電子數(shù)字標(biāo)簽隨時(shí)隨地進(jìn)行調(diào)撥，自助調(diào)撥檔案以及上架歸還的出現(xiàn)，特別是其一次可以做多本調(diào)撥和按路徑進(jìn)行智能化上架工作，大大節(jié)省了館員的工作量和檔案調(diào)撥人員等待的時(shí)間。下面我們一起來(lái)了解下吧。
一、RFID讀寫(xiě)器檔案系統(tǒng)工作流程 1.1.1 檔案入館 1、接收整理處工作人員接收檔案后，將檔案信息錄入系統(tǒng)，錄入的數(shù)據(jù)包括：檔案類(lèi)別、檔案名稱(chēng)、檔案編號(hào)、檔案密級(jí)、入庫(kù)時(shí)間、保存期限、檔案內(nèi)容摘要等。通過(guò)RFID電子標(biāo)簽打印機(jī)打印出一張電子標(biāo)簽，同時(shí)將檔案信息寫(xiě)入電子標(biāo)簽芯片中。電子標(biāo)簽粘貼至檔案盒表面，標(biāo)簽外表印有檔案名稱(chēng)、編號(hào)、類(lèi)別、密級(jí)等基本信息。 2、粘貼好電子標(biāo)簽的檔案送至保管處進(jìn)行存放。存放前，保管處工作人員通過(guò)RFID讀卡器對(duì)檔案電子標(biāo)簽進(jìn)行掃描，登記入庫(kù)時(shí)間并設(shè)置具體的存放位置，從而在系統(tǒng)中建立檔案的入庫(kù)記錄。
1.1.2 檔案借閱 1、 借閱申請(qǐng) 在利用大廳安裝自助檔案信息查詢(xún)機(jī)，借閱人可以查詢(xún)出所需借閱檔案的信息，并通過(guò)查詢(xún)機(jī)打印出借閱小票，小票上打印所需借閱檔案信息(名稱(chēng)和編碼)，同時(shí)，小票上也印有業(yè)務(wù)辦理的順序號(hào)，即查詢(xún)機(jī)也具有業(yè)務(wù)辦理自動(dòng)排號(hào)的功能。 2、 借閱登記 借閱人出示相關(guān)證件和借閱小票，利用大廳操作員登記所需借閱的檔案和借閱人的信息，確定后提交借閱申請(qǐng)記錄;對(duì)于某些必須要領(lǐng)導(dǎo)審批的檔案，檔案館領(lǐng)導(dǎo)可以通過(guò)軟件進(jìn)行在線審批，審批后借閱審計(jì)記錄生效。 3、 檔案查找 每層樓保管處工作人員電腦上安裝檔案流通管理子系統(tǒng)，一旦有新的借閱申請(qǐng)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將記錄顯示在計(jì)算機(jī)屏幕上。顯示的信息包括：檔案名稱(chēng)、檔案編號(hào)、存放位置等，工作人員按照申請(qǐng)記錄進(jìn)行檔案查找。 查找完成后，工作人員必須通過(guò)讀卡器對(duì)電子標(biāo)簽進(jìn)行掃描，完成檔案出庫(kù)登記，系統(tǒng)中記錄檔案出庫(kù)時(shí)間、出庫(kù)檔案編號(hào)。 4、 檔案借出 保管處工作人員將檔案移交給利用大廳工作人員，檔案交給用戶(hù)前，必須在系統(tǒng)中進(jìn)行電子標(biāo)簽掃描登記，記錄借出時(shí)間和檔案編號(hào)。
1.1.3 檔案歸還 1、用戶(hù)完成檔案查閱后歸還檔案，工作人員掃描檔案電子標(biāo)簽，登記歸還時(shí)間和檔案編號(hào)，完成歸還登記。若用戶(hù)超過(guò)指定的查閱時(shí)間，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提醒;2、保管處工作人員將檔案放回指定存放地點(diǎn)前，要進(jìn)行電子標(biāo)簽掃描登記，登記入庫(kù)時(shí)間，完成登記后，檔案變成入庫(kù)狀態(tài)。 1.1.4 檔案防盜 所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當(dāng)檔案被取出時(shí)，由出庫(kù)口的RFID閱讀器捕捉檔案信息，并與出庫(kù)指令信息進(jìn)行核對(duì)，如果檔案是未經(jīng)檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)出出庫(kù)指令而異常離開(kāi)庫(kù)位，監(jiān)控模塊會(huì)激活警報(bào)模塊發(fā)出異常情況警報(bào)，以防止檔案被毀、被盜等。 1.1.5 檔案查詢(xún)管理 自助終端查詢(xún) 自助終端查詢(xún)主要提供給外來(lái)訪問(wèn)人員查詢(xún)。一般情況下，在檔案大廳安置有一定的供其他人員進(jìn)行檔案信息查詢(xún)的自助查詢(xún)?cè)O(shè)備，通過(guò)該查詢(xún)終端設(shè)備，訪問(wèn)人員可以根據(jù)自己的權(quán)限和需求查詢(xún)相應(yīng)的檔案庫(kù)資料信息。 網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢(xún) 網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢(xún)主要提提供給領(lǐng)導(dǎo)級(jí)別或管理者的查詢(xún)者。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化的系統(tǒng)查詢(xún)，能夠?qū)n案所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)分析。包括：檔案數(shù)量、檔案利用率分析、借閱明細(xì)查詢(xún)等。為管理者提供管理的依據(jù)，并實(shí)現(xiàn)對(duì)基層工作情況的在線監(jiān)控。 1.1.6 檔案銷(xiāo)毀提醒 檔案的價(jià)值具有時(shí)間效應(yīng)，對(duì)于失去存檔價(jià)值的檔案需要進(jìn)行銷(xiāo)毀處理，以減輕對(duì)檔案管理資源的占用。當(dāng)檔案在入館時(shí)，將保管期限寫(xiě)入RFID標(biāo)簽并存儲(chǔ)于中心數(shù)據(jù)庫(kù)中。在保管過(guò)程中，當(dāng)有檔案達(dá)到保管期限時(shí)，軟件將自動(dòng)跳出檔案失效提示，由管理員做出銷(xiāo)毀或繼續(xù)保管處理。 1.1.7 檔案盤(pán)點(diǎn)管理 采用RFID技術(shù)進(jìn)行檔案資料的盤(pán)點(diǎn)，使得原來(lái)沉重繁瑣的檔案盤(pán)點(diǎn)工作變成一項(xiàng)簡(jiǎn)單快速的工作。檔案管理系統(tǒng)發(fā)出盤(pán)點(diǎn)指令，庫(kù)房管理終端發(fā)送盤(pán)點(diǎn)指令到移動(dòng)終端，庫(kù)房管理員根據(jù)移動(dòng)終端上的提示，讀取檔案格和存放的檔案的的標(biāo)簽信息，完成一個(gè)檔案格的盤(pán)點(diǎn)操作，依次進(jìn)行直到完成所有檔案的盤(pán)點(diǎn)操作。 因?yàn)橛?jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)及信息存儲(chǔ)的本身就有缺陷和不足，與紙質(zhì)檔案比較起來(lái)，電子檔案在傳輸、存儲(chǔ)和利用中的安全性就相對(duì)比較弱，也就比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以進(jìn)行信息安全防護(hù)。上海營(yíng)信RFID讀寫(xiě)器檔案系統(tǒng)有效管理檔案，完美解決了傳統(tǒng)檔案管理軟件的問(wèn)題，融入了更多的創(chuàng)新性功能，在實(shí)現(xiàn)精細(xì)化檔案收集與管理，保證檔案信息安全的同時(shí)，更加強(qiáng)調(diào)檔案資源的服務(wù)和利用。感興趣的讀者朋友歡迎您的咨詢(xún)。 |
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